Izkušnje z E-računi

Sekretariat Nacionalnega sveta za plačila je posamezne člane Nacionalnega sveta za plačila pozval k pripravi prispevkov, s katerimi bi z različnih vidikov osvetlili aktualno tematiko e-računov. Prejeti prispevki so predstavljeni v nadaljevanju.

V skladu z Zakonom o spremembah in dopolnitvah Zakona o opravljanju plačilnih storitev za proračunske uporabnike (Ur. l. RS, št. 111/2013) morajo od 1. januarja 2015 dalje proračunski uporabniki prejemati račune izključno v elektronski obliki (v nadaljevanju e-računi). To pomeni, da morajo pravne in fizične osebe za dobavljeno blago, izvedene storitve ali izvedene gradnje pošiljati proračunskim uporabnikom e-račune. Glede na obvezno posredovanje e-računov proračunskim uporabnikom, se je obseg izmenjanih e-računov od začetka letošnjega leta znatno povečal.


Prispevek Uprave Republike Slovenije za javna plačila

Avtorica prispevka: Aleksandra Miklavčič

Uprava Republike Slovenije za javna plačila (v nadaljevanju UJP) se je, kot enotna vstopna in izstopna točka za e-račune, na obvezno prejemanje e-računov v javnem sektorju pripravljala že v letu 2014.

Tako smo v tem letu pripravili:

  • ustrezno aplikativno podporo za izmenjavo e-računov za proračunske uporabnike,
  • poseben portal za vpis podatkov za izdajo e-računov za najmanjše izdajatelje,
  • odložišče velikih datotek, ki so priloga e-računom,
  • se povezali s mnogimi ponudniki e-poti in
  • intenzivno seznanjali proračunske uporabnike in druge javnosti o obveznem prejemanju e-računov od 1. 1. 2015 dalje.

Prav tako so se na obvezno izdajanje računov v elektronski obliki pripravljali na strani gospodarstva. V okviru Gospodarske zbornice Slovenije (v nadaljevanju GZS) je bilo prek leta 2015 izvedenih več posvetov in različni strokovnjaki so sodelovali na več kot 100 srečanjih in konferencah.

V UJP smo za januar 2015 zbrali nekatere pomembnejše podatke:

Št. prejetih e-računov273.102
Št. izdanih e-računov25.647
Št. bank, s katerimi je povezan UJP19
Št. ponudnikov elektronske poti, povezanih z UJP41


Navedene številke kažejo uspešnost projekta in so bile pričakovane. Prav tako pa smo tudi pričakovali vprašanja in težave.

Za namen podpore uporabnikom računalniških aplikacij, ki jih ponuja UJP, in sploh izdajanju e-računov, je UJP kadrovsko razširil svojo tehnično pomoč, prav tako pa je razširil in prilagodil urnik njenega delovanja. 

Vprašanja, s katerimi se srečujemo, so predvsem s področja tehnične priprave e-računov, v zvezi z načini pošiljanja e-računov proračunskim uporabnikom, v zvezi z zavračanjem računov, pa tudi v zvezi z obveznimi oziroma neobveznimi prilogami. Posebej smo opozorili uporabnike, da vizualizacija računa ni obvezna priloga in zato ni razlog njegove zavrnitve.

Nedvomno bodo na področju e-računov v slovenskem prostoru prvi potrebni koraki v smeri podprtja tudi drugih dokumentov, ki imajo vlogo računa (dobropis, bremepis), elektronske zavrnitve računa in drugih potrebnih nadgradenj, ki bodo omogočili, da se vsi dokumenti lahko izmenjujejo med vsemi udeleženci.

V UJP pričakujemo, da se bo izmenjava e-računov izvajala z vedno manj težavami in vprašanji.


Prispevek člana Gospodarske zbornice Slovenije

Avtor prispevka: Tomaž Okorn, SOVA d. o. o.

Glede na obvezno izdajanje e-računov proračunskim uporabnikom in dejstvo, da se v praksi povečuje izmenjava e-računov tudi med drugimi poslovnimi subjekti, kot izvajalci računovodskih storitev in svetovalci pri razvoju računovodskih programov (ERP) zaznavamo prednosti in težave, ki se pojavljajo pri izdajateljih in prejemnikih e-računov ter pri izmenjavi preko elektronskih poti.

Nacionalni forum za eRačun (ustanovljen s strani Gospodarske zbornice Slovenije in Uprave Republike Slovenije za javna plačila) v svojih izhodiščih kot glavni namen navaja, da je treba "spodbuditi okolje k zagotavljanju maksimalnega obsega uporabe e-računov, spremljati razvoj trga elektronskega izdajanja e-računov ter stopnje sprejetja elektronskega izdajanja računov, prejemanja e-računov v gospodarskem in javnem sektorju ter prispevati k ustvarjanju t. i. velike slike e-računov in njene vloge".

Z vidika izvajalcev računovodskih storitev vemo, da sistem e-račun zagotavlja zmanjšanje stroškov poslovnim subjektom, ažurno knjigovodstvo, zelo majhno možnost napak in samodejno povezavo s plačilnim sistemom.

Menimo, da je bistvo težav v dejstvu, da so rešitve na nacionalni ravni usmerjene predvsem v smeri komunikacije od izdajateljev e-računov do prejemnikov v okviru proračunskih uporabnikov (UJP) in se kljub prizadevanjem Nacionalnega foruma za eRačun pozablja na komunikacijo med ostalimi poslovnimi subjekti in fizičnimi osebami.

V nadaljevanju želimo na konkretnih primerih opozoriti na omenjene težave.

a.) Izdajanje e-računov proračunskim uporabnikom

Pri izmenjavi preko elektronske poti in prejemanju računov v sistemu UJP načeloma ni težav, kar se tiče enostavnih računov. Težave pa se pojavljajo pri samem formatu e-slog, ki ne pokriva zbirnih računov, gradbenih situacij, in omejevanju velikosti prilog. Tehnično tudi ni omogočeno zavračanje e-računov s strani UJP preko Bankarta. Težava je tudi pri pridobivanju naslovov za prejemanje e-računov. V praksi smo zasledili primere, ko imajo fakultete v okviru določene univerze isto davčno številko, poslujejo pa preko različnih transakcijskih računov, kar predstavlja tudi naslov za prejem e-računa. V takih primerih bi »centralni imenik«, do katerega bi lahko preko spletnih servisov dostopali ERP-i, zadevo olajšal in odpravil nepotrebno »ročno iskanje« ter zagotavljal ažurnost naslova prejemnika.

b.) Izdajanje e-računov drugim subjektom

Načeloma bi lahko navedli dve trenutno izpostavljeni težavi v sistemu e-račun:

Odsotnost enotnega registra izdajateljev in prejemnikov e-računov

V Sloveniji nimamo enotnega registra izdajateljev in prejemnikov e-računov, to pa v praksi predstavlja naslednje probleme:

  • izdajatelji e-računov ne želijo (oz. imajo težave, ker morajo) iskati po več različnih registrih in tako ne najdejo pravih informacij o prejemnikih e-računov;
  • ERP-i ne morejo zagotavljati pravih in ažurnih podatkov o izdajateljih in prejemnikih e-računov v svojem sistemu, uporabniki pa teh nastavitev ne želijo nastavljati ročno.

Odsotnost enotnega standarda za izmenjavo e-računov med ponudniki elektronskih poti

V Sloveniji imamo več različnih omrežij, ki omogočajo posredovanje e-računov. Ni pa pravil oziroma enotnega dogovora, kako naj bi potekala izmenjava e-računov med temi omrežji.

Tako trenutno npr. uporabniki enega omrežja ne morejo prejemati e-računov od izdajateljev, ki so vključeni v drugo omrežje . Obstajajo sicer tehnična navodila, ki to omogočajo ob upoštevanju niza dodatnih nastavitev pri izdajatelju, kar pa je vsebinsko vprašljivo in v praksi zelo zapleteno. Prejemniki e-računov preprosto ne razumejo, da se jim s prijavo v eno od omrežij ne omogoča, da bi vse svoje izdane in prejete e-račune obravnavali v okviru le-tega.

Zaradi tovrstnih nedorečenosti sedaj tudi prejemniki e-računov v nekaterih primerih nimajo na voljo jasne informacije od koga so račun prejeli.

Zavedamo se, da bi izmenjava e-računov med javnim sektorjem in gospodarstvom ter znotraj vsakega od njiju ob današnjem razvoju -informacijske tehnologije prinesla veliko pozitivnih koristi, kot je hitra in zanesljiva obdelava podatkov, ki omogoča racionalizacijo pri spremljanju poslovanja, s tem pa zmanjšanje stroškov in konkurenčnost – ter v končni fazi plačilno disciplino v povezavi z direktnimi obremenitvami SEPA. Pogoj za to pa je jasna uskladitev in pripravljenost na nacionalni ravni – s strani zakonodajalca, ponudnikov e-poslovanja, ponudnikov plačilnih storitev ter uporabnikov v javnem sektorju in gospodarstvu.

Nacionalni forum za eRačun, katerega predstavniki sodelujejo tudi v Evropskem forumu za eRačun, kot posvetovalno telo že od leta 2012 intenzivno deluje na tem področju, verjetno pa je to premalo in bi morali odgovorni na državni ravni sprejeti strateško odločitev, ki bi poenotila sistem e-poslovanja.


Prispevek podjetja Petrol d. d.

Petrol je v letu 2014 v okviru projekta e-računi za pravne osebe (kupce) izvedel analizo primernih standardov za elektronsko izmenjavo računov. Projekt je sovpadal z zakonsko zahtevo izdajanja računov v elektronski obliki za vse proračunske uporabnike (s 1. 1. 2015). Analiza je pokazala, da predpisani format eSlog ne vsebuje vseh podatkov, ki jih vsebujejo Petrolovi računi. Zato smo se odločili, da za izmenjavo računov uporabimo svetovni standard GS1 XML, katerega struktura zajema vse potrebne podatke. V prid izbiri mednarodnega standarda so bili naslednji argumenti: standard pokriva vse poslovne dokumente, ki so poleg računa predmet elektronske izmenjave (naročila, dobavnice…), uporaben je tudi izven meja Slovenije, kjer imamo svoja podjetja, z njim imamo že izkušnje z drugimi poslovnimi dokumenti. Za standard skrbi preko 400 strokovnjakov in preko 700 strokovnjakov iz članskih podjetij, kar zagotavlja stalen razvoj in podporo novim zahtevam.

Petrol je pripravil zakonsko zahtevano rešitev. Ker v format eSlog ni bilo možno zapisati vseh podatkov iz naših računov, se je pojavilo vprašanje, kateri račun je original. Zato smo v okviru GS1 Slovenija skupaj z interesno skupino velikih podjetij poslali na Ministrstvo za finance uradno vprašanje glede originalnega e-računa. Ministrstvo za finance je 11. 11. 2014 poslalo uradno mnenje, da je originalen račun tisti, ki vsebuje popolne podatke o računu. V takem primeru eSlog dokument predstavlja le v format eSlog pretvorjen originalni račun. Zato ga lahko obravnavamo zgolj kot prilogo k računu.

Naše mnenje je, da format eSlog izpolnjuje zgolj kriterije za pripravo plačilnega naloga. Pri elektronskem poslovanju je osnova za kakršnokoli izmenjavo standardno označevanje poslovnih strank, lokacij, artiklov in storitev. Enoznačna identifikacija podjetij preko davčne številke in transakcijskega računa ni primerna. Vse ostale identifikacijske oznake niso bile niti priporočene niti obvezne.

Priprava rešitve za pošiljanje računov proračunskim uporabnikom po 1. 1. 2015 v elektronski obliki je predstavljala za velika podjetja, ki že imajo uvedeno elektronsko poslovanje, le dodatno delo brez dodane vrednosti. Predlagamo, da predlagatelji zakona razmislijo o podpori uporabe mednarodnih standardov, ki so v uporabi v slovenskem prostoru, in s tem omogočijo velikim podjetjem, da brez dodanega napora na enak način izdajajo račune vsem poslovnim partnerjem (vključno s proračunskimi uporabniki).

* Stališča, izražena v tem prispevku, so stališča avtorja oziroma organizacije, v kateri je zaposlen.